A raíz de la última auditoría queremos poner al día de manera efectiva la opción de documentos a Revisar, teniendo en cuenta la siguientes premisas:
- Hasta ahora, el tiempo que figuraba para revisión de un documento era 60 meses y 30 días de antelación. Por lo que actualmente tengo 770 documentos pendientes de revisar, de los que la mayoría no es necesaria dicha revisión.
- Actualmente entran dentro de estas condiciones todos los documentos de DOCAL (Hay 3.000) pero en el caso de los registros, formatos, formularios interactivos... no sería necesaria su revisión.
Lo que pretendemos es que esta opción automática que tiene DOCAL para la revisión de documentos, aplicarla solo a aquellos documentos que en nuestro sistema de gestión tienen especificado un periodo para su revisión periódica y que además no es mismo para todos ellos. Para ello necesitaríamos hacer borrón y cuenta nueva con esos 770 documentos que hay actualmente en el listado y empezar de nuevo.
Al hilo de todo esto, existe una no conformidad que nos han detectado:
"En los casos en que corresonde revisar un documento, pero no se modifica (no creamos nueva versión), no queda evidencia documental ni registro de que se ha revisado el documento".
También me gustaría que nos diesen alguna opinión si es posible.

Gracias.

Un saludo

Pasamos a responder su consulta:

a) Hasta ahora, el tiempo que figuraba para revisión de un documento era 60 meses y 30 días de antelación. Por lo que actualmente tengo 770 documentos pendientes de revisar, de los que la mayoría no es necesaria dicha revisión.

Recomendamos hacer lo siguiente:
1) Abrir la pantalla de búsqueda de documentos vigentes.
2) Pulsar el botón de la brújula (“Búsquedas especiales y eliminación”).
3) Marcar la opción “Que expiran antes de (días)” y poner un valor, por ejemplo cero para obtener todos los que ya han caducado.
4) (También se pueden seleccionar los documentos a mano, uno por uno, o haciendo otro tipo de búsqueda)
5) Una vez que se muestra el listado de los documentos cuya fecha de revisión se quiere prorrogar, elegir la opción del menú Administrador / Cambiar fechas “A revisar”.
6) Seleccionar el método elegido para cambiar la fecha, que puede ser poner una fecha fija, igual para todos, o bien prorrogar un cierto periodo, por ejemplo 1 año, de modo que la fecha de cada documento se prorroga individualmente por ese periodo.

b) Actualmente entran dentro de estas condiciones todos los documentos de DOCAL (Hay 3.000) pero en el caso de los registros, formatos, formularios interactivos... no sería necesaria su revisión.

Docal siempre asigna una fecha de revisión por defecto, y si no se cambia, será 60 meses. Lo que se hace en estos casos es que, pasados los 5 años, si siguen siendo válidos, se prorrogan por otro tanto usando el procedimiento descrito en el punto a).

c) Lo que pretendemos es que esta opción automática que tiene DOCAL para la revisión de documentos, aplicarla solo a aquellos documentos que en nuestro sistema de gestión tienen especificado un periodo para su revisión periódica y que además no es mismo para todos ellos.

Al definir cada “Tipo de documento” se puede establecer un periodo distinto. Por ejemplo, se puede definir 24 meses para procedimientos y 36 meses para instrucciones técnicas, nunca más de 60 meses. Suponiendo este caso, al crear una instrucción técnica aparece ya con 36 meses pero si esa instrucción en concreto se debe revisar cada 12 meses, lo puede cambiar a mano el generador en la solapa “propiedades” del documento, de modo que cuando se publique aparecerá con fecha de revisión a un año. Si el límite establecido para las instrucciones técnicas es 36 meses, el generador puede reducirlo, pero no aumentarlo, es decir, puede cambiarlo a 12 pero no a 60.

d) Para ello necesitaríamos hacer borrón y cuenta nueva con esos 770 documentos que hay actualmente en el listado y empezar de nuevo.

Creemos que sería un trabajo innecesario, en nuestra opinión bastaría simplemente con seguir el procedimiento descrito en el punto a).

e) Al hilo de todo esto, otro comentario sobre una no conformidad que nos han detectado:
"En los casos en que corresponde revisar un documento, pero no se modifica (no creamos nueva versión), no queda evidencia documental ni registro de que se ha revisado el documento". Sobre esto me gustaría que nos diesen alguna opinión si es posible.

Siguiendo los pasos descritos en el punto a), queda registrado un evento que refleja la fecha de caducidad anterior y la nueva que se ha asignado, el usuario que lo ha hecho y la fecha en que lo hizo, por tanto es falso que “no queda registro de que se ha revisado el documento”.

Esperamos que sirva de ayuda.

Saludos.

Gracias, una vez más, por su ayuda.
Me han dado solución a todas las necesidades. Y tengo claros los criterios que seguiré en lo sucesivo para las revisiones a corto plazo (Max. un año) que son las que más nos interesan. Para ello, me he propuesto entrar más a menudo en "Documentos a revisar".

Gracias, de nuevo.

También puede activar las “advertencias” para que le avise con antelación de documentos que van a caducar. Se hace en el menú Administrador / Configuración general, solapa “Advertencias”. De este modo, al iniciar sesión se muestra una ventana de fondo blanco en la mitad inferior de la pantalla.

Saludos.