La distribución de archivos en formato PDF es más sencilla de lo que Ud. propone ya que no necesita 'sustituir' los documentos de Word y Excel existentes, sino sólo insertar el PDF correspondiente.
En general, PDF es un formato para distribuir documentos pero no para crearlos.
Esto significa que Uds. elaboran el documento con Word, lo aprueban, y al distribuirlo a sus usuarios lo pueden convertir a PDF. Sin embargo, pasado un tiempo, cuando necesiten una nueva versión del documento, para su elaboración sería conveniente partir del original de Word y no del PDF.
Si se realizase la 'sustitución' que propone, el documento original de Word no quedaría almacenado en Docal y sería difícil encontrarlo en el futuro para elaborar una nueva versión.
Por el contrario, lo que hace Docal es permitirle crear su documento con Word (o Excel, o AutoCAD, o cualquier otro programa, según el tipo de documento a crear) y una vez aprobado lo puede distribuir en formato PDF a sus usuarios finales.
Docal mantiene almacenados tanto el documento Word original como también el PDF. Los usuarios finales sólo pueden consultar el PDF, sin embargo el Administrador puede también consultar el Word si lo desea.
Cuando en el futuro Uds. crean una nueva versión del documento, lo que hace Docal es copiar el Word original, el cual durante la fase de desarrollo va a ser modificado y actualizado. Cuando se apruebe, será necesario generar un nuevo PDF a partir del Word actualizado. Es decir, el PDF de la nueva versión se genera a partir del nuevo documento de Word y no a partir del antiguo PDF.
Este es el modo en que se trata la distribución en formato PDF en Docal, también llamada 'Distribución mejorada', y es exclusiva de la Edición Empresarial.
Puesto que se sigue trabajando con Word, los marcadores se utilizan del mismo modo que actualmente y al final del proceso se genera un PDF a partir de Word con la información del documento actualizada.
Para activar la distribución en PDF, los pasos son:
1) Ir al menú Administrador / Configuración general
2) Elegir la solapa "Gestión documental"
3) Marcar "Distribución mediante PDF": SI
4) Marcar "Mostrar original si falta el PDF": SI
5) Guardar los cambios y cerrar la sesión
Estos pasos no afectan a la documentación existente, pero mostrarán nuevos botones al aprobar y consultar documentos:
- Antes de publicar un documento: un nuevo icono en la ficha del documento permite "Insertar PDF".
- Para documentos ya publicados (vigentes): tras activar privilegios (icono martillo), se muestra el icono "Insertar PDF"
- Al abrir la ficha del documento un Administrador: se muestran dos botones, uno para "Abrir contenido original" y otro para abrir el PDF
Esperamos que esta información le resulte útil pero, por favor, no dude en solicitar cualquier aclaración que precise.
Saludos cordiales.