Junto con saludar, les comento que estamos trabajando en la ampliación del alcance de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Lo anterior, significará cambiar muchos documentos y lo más importante, que se modificará codificación. Esto último significa que algunos documentos o modelos mantendrán su nombre y cambiarán su codificación; y otros cambiarán de nombre pero mantendrán la codificación.

De acuerdo a lo anterior, solicito me aclaren si es factible realizar en DOCAL las modificaciones señaladas y en caso de ser posible, que precauciones debemos tener al realizar estos cambios.

Quedo atento a su respuesta.

Saludos,

Docal permite cambiar el código y el título de cualquier documento (incluso vigente) activando los privilegios de Administrador. Por tanto, esto no debería suponer un gran problema.

La recomendación es cambiar primero las reglas de codificación en el tipo de documento que corresponda y luego hacer el cambio de código/título en los documentos ya existentes activando privilegios, o bien sobre las versiones vigentes, o bien creando nuevas en desarrollo y haciendo ahí el cambio.

El mayor problema que se podría presentar es que el código de algún documento nuevo coincida con el de otro documento distinto anterior.

Supongamos está vigente la tercera versión de un documento con código “A/03” del que se hace una nueva versión en desarrollo “A/04”. Activando privilegios le ponemos manualmente un nuevo código “B/04” y lo publicamos. Hasta aquí no hay problema y se conserva la trazabilidad de versiones.

Sin embargo, si posteriormente intentamos crear un documento nuevo con el código “A/01” Docal no lo va a permitir porque existe otro documento diferente, en el histórico, que tiene el código “A/03”.

Saludos cordiales,