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Acerca del tamaño de la Base de Datos en MSDE
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Anonymous

02/02/2006
14:16:49
Subject: Acerca del tamaño de la Base de Datos en MSDE

Utilizamos MSDE y estoy anotando el tamaño de la Base de Datos desde hace tiempo y veo que crece linealmente pero NO me queda mucho tiempo hasta que llegue a 2 Gb. Ya ocupa 1.338.507.264 bytes y me temo que me voy a tener que poner manos a la obra ya.

En vista de que no podemos eliminar de la base de datos información NO RELEVANTE, ya que toda la información vale, debo arreglarmelas para evitar que la bd crezca tan rápido.

Profundizando, observo que lo que más ocupan son los ficheros que se adjuntan como .pdf, .doc, etc. Quiero revisar si durante el año pasado se han estado adjuntando ficheros de gran tamaño pero no tengo una manera para saber donde están los ficheros que más ocupan.

  • ¿Existe o se podría generar un método para exportar a Excel los tamaños de los ficheros que se adjuntan? De esa manera yo podría determinar cuáles son los que más ocupan (y donde se encuentran) para determinar quien los ha adjuntado y optimizarlo si es posible.
  • En vez de adjuntar los ficheros en Docal, ¿se podría crear un hipervinculo que atacará sobre ficheros escritos en disco duro? --> De esa manera evito que la bd crezca.
  • ¿Tiene sentido generar varias bases de datos para extraer aquello que más ocupa en una bd distinta a la de uso habitual?
  • He leido que el tamaño de la bd de SQL 2005 Express es de 4 Gb, ¿funciona Docal sobre Express?

Gracias y saludos.

Anonymous

02/02/2006
14:39:59
Subject: Respuestas a sus preguntas

¿Existe o se podría generar un método para exportar a Excel los tamaños de los ficheros que se adjuntan? De esa manera yo podría determinar cuáles son los que más ocupan (y donde se encuentran) para determinar quien los ha adjuntado y optimizarlo si es posible.

El Sistema Docal comprime los documentos antes de almacenarlos en la BD, por tanto cada archivo tiene dos tamaños, el total y el comprimido.

Para ver ambos tamaños de los Documentos OLE, como Administrador, ir en el explorador de Docal al nodo Documentos / OLE o bien a Desarrollo / OLE y ordenar por la columna "Bytes" (total) o "Comprimido".

Para ver ambos tamaños de los Archivos PDF, como Administrador, ir en el explorador de Docal al nodo Documentos / PDF o bien a Desarrollo / PDF y ordenar por la columna "Bytes" (total) o "Comprimido".

En ambos casos, si existe algún archivo demasiado grande, se puede abrir la ficha para saber quien fue el generador.

Para obtener información global, se puede utilizar el menú Administrador / Estadísticas / Flujo de Documentos y pulsar el botón Calcular. Al final del informe de texto aparecen los tamaños máximo, mínimo y medio de los documentos OLE y PDF en los diferentes estados.

Respecto a los archivos que se adjuntan a los Formularios, es posible detectar los Modelos que los tienen con sus tamaños medios mediante un informe personalizado:

  • Descarque el archivo InfAdm.ctp y guárdelo en su PC en C:\Archivos de programa\IDT\Docal55 o ubicación equivalente (donde se encuentre el archivo Docal5.exe)
  • Inicie una sesión como Administrador
  • Abra un Explorador de Docal y en el nodo Informes Personalizados elija el informe Adjuntos a Formularios donde obtendrá el listado deseado.

Si no puede realizar el paso 3, necesita actualizar su versión del software.

En vez de adjuntar los ficheros en Docal, ¿se podría crear un hipervinculo que atacará sobre ficheros escritos en disco duro? --> De esa manera evito que la bd crezca.

Precisamente el Sistema Docal se diseñó para garantizar que los documentos sólo pueden ser cambiados por usuarios que tienen permisos sobre la BD, y por tanto, intencionadamente, no permite que ninguna información se guarde fuera de la misma.

¿Tiene sentido generar varias bases de datos para extraer aquello que más ocupa en una bd distinta a la de uso habitual?

Las primeras versiones del Sistema Docal lo hacían para superar limitaciones técnicas que ya no existen hoy día. Por tanto, está descartado volver a este supuesto ya que tanto Oracle como SQL Server permiten tamaños de BD de cientos de GB.

He leido que el tamaño de la bd de SQL 2005 Express es de 4 Gb, ¿funciona Docal sobre Express?

Efectivamente el documento de especificaciones de SQL Server 2005 Express indica que el tamaño máximo de la BD es de 4GB.

Recientemente hemos agregado al Sistema Docal compatibilidad con SQL 2005, pero para ello es necesario crear la BD con los nuevos "scripts" que venimos distribuyendo con las últimas revisiones de Docal:

Recomendamos descomprimir estos archivos y guardar su contenido en C:\Archivos de programa\IDT\Docalxx\Scripts

El método recomendado para hacer este cambio es:

  • Hacer copia de seguridad con nuestro "Gestor de Copias de Seguridad"
  • Desinstalar MSDE y mover el archivo Docalxxxx.mdf a otro lugar
  • Instalar SQL 2005 Express
  • Crear una nueva BD mediante nuestro "Configurador de Conexión", usando el antiguo archivo de configuración (CFP) junto con los nuevos scripts
  • Restaurar la copia de seguridad que se realizó en el punto 1

Saludos.