Buenos días,
Si previamente se han definido Autorizaciones para ciertos departamentos y niveles con el tipo de labor S, cuando se asignan al nuevo usuario los departamentos y niveles que le corresponden, al guardar los cambios se debería generar automáticamente la distribución de todos sus documentos, sin necesidad de hacer nada más.
Si no es así, en la ficha del usuario existe un botón llamado Distribuir documentos al usuario que abre una ventana en la que se puede consultar los documentos que puede o no puede ver, y se le pueden agregar o quitar documentos de forma masiva. Incluso se le pueden asignar exactamente los mismos documentos que ve otro usuario: