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Agregar Departamentos enteros como Destinatarios
AuthorPost
Anonymous

02/02/2006
17:27:53
Subject: Agregar Departamentos enteros como Destinatarios

Antes que todo quisiera agradecer las mejoras que acaban de ser incorporadas a los formularios iteractivos.

Por otro lado quisiera preguntar lo siguiente:

¿Como puedo asignar todos los usuarios de un departamento a un documento?

La verdad es que al agregar usuarios a un documento el sistema me
permite seleccionar por departamento e incluso me los muestra, pero al
decirle agregar no pasa nada.

Me gustaría sobre manera poder dar derechos de Destinatarios en Pantalla a Departamentos y no a usuarios.

¿Existe alguna configuración que deba hacer para activar esta posibilidad?

Saludos Cordiales

Anonymous

02/02/2006
17:31:15
Subject: Autorizaciones

En el caso que nos indica, si "no pasa nada" al agregar el Departamento elegido como Destinatario en Pantalla es porque el Departamento que intenta agregar no está autorizado para el Tipo de ese Documento.

Para resolverlo, suponiendo que el Tipo del Documento es IT-CAL:

  • En el Explorador de Docal, ir a "Tipos Basicos de Documentos"
  • Situarse en el Tipo Básico IT
  • Dentro de éste, situarse en Tipo IT-CAL
  • Dentro de éste, situarse en Autorizaciones por Departamento y pulsar el primer botón de la barra de herramientas del Explorador (Nueva Autorización por Departamento)
  • Elegir el Departamento, la figura (Destinatario en Pantalla) y un Tipo de Labor: N - No Requerido: elegir N para que los usuarios de este Departamento no sean agregados de modo automático, pero sí funcione la función de Agregar usuarios de la que hemos comentado que con las actuales autorizaciones "no pasa nada". El generador del documento podrá agregar los usuarios manualmente, de forma individual, o eligiendo el departamento. S - Requerido: elegir S para que siempre todos los usuarios del Departamento elegido sean agregados como Destinatarios cuando se cree un nuevo documento del tipo IT-CAL. El generador del documento no podrá eliminar estos destinatarios. En el caso de documentos ya creados, también funcionará Agregar usuarios de la que hemos comentado que con las actuales autorizaciones "no pasa nada", A - Se requiere alguno: elegir A si queremos que al crear un nuevo documento de este tipo el Sistema agrege todos los usuarios del departamento de forma automática, pero queremos que el generador del documento pueda eliminar algunos de ellos. No le permitirá eliminar todos, ya que siempre deberá quedar al menos uno.
  • Repetir los pasos 4 y 5 para cada Departamento que se quiera autorizar.

Pulsando con el botón derecho del ratón sobre el nodo Autorizaciones por Departamento, aparece un menú contextual que permite copiar autorizaciones de un Tipo para, del mismo modo, pegarlas en otro.

Saludos.

Anonymous

02/02/2006
17:32:21
Subject: Otra pregunta

Muchas gracias por su rápida respuesta, pero ésta ha dado origen a una nueva pregunta

Efectivamente, luego de darle permisos a un Tipo de documento por
departamentos esto me fue aceptado al configurar los atributos de un nuevo documento, pero me encontré con la sorpresa de que en vez de agregarse el departamento en cuestión, se agregaron los usuarios que pertenecen a dicho departamento. Esto me crea el inconveniente de que cada vez que se asignen nuevos usuarios a dicho departamento se tendrán que agregar además a todos los documentos en que se asignó un permiso por departamento. ¿es esto cierto?, de ser así, ¿de que forma me evito tener que estar modificando los permisos a cada documento?.

Acabamos de contratar un nuevo Gerente Técnico, de que forma le hago
participar al menos como destinatario en pantalla de los procedimientos
atingentes a su área?, ¿No es tan simple como asignarlo como usuario del
Departamento Técnico?

Saludos cordiales

Anonymous

02/02/2006
17:33:46
Subject: Respuestas

Efectivamente, Docal no agrega Departamentos sino Usuarios a los Documentos, pero esto no debe suponer un problema, como se explica a continuación:

... cada vez que se asignen nuevos usuarios a dicho departamento se tendrán que agregar además a todos los documentos en que se asignó un permiso por departamento. ¿es esto cierto?

Si, es cierto.

... de ser así, ¿de que forma me evito tener que estar modificando los permisos a cada documento?

Mediante la opción del menú Administrador / Distribución de Documentos a Usuarios. En esta pantalla se pueden marcar por ejemplo las casillas "Desarrollo", "Vigentes" y "Pantalla" y a continuación pulsar el botón "Actualizar ahora Todos" o bien seleccionar uno o varios Usuarios y pulsar el botón "Actualizar ahora Seleccionados". Esta pantalla también tiene un botón "Documentos del Usuario" que permite realizar las mismas operaciones con mayor nivel de detalle.

Acabamos de contratar un nuevo Gerente Técnico, de que forma le hago participar al menos como destinatario en pantalla de los procedimientos atingentes a su área?, ¿No es tan simple como asignarlo como usuario del Departamento Técnico?

Sí lo es, ya que al crear un nuevo Usuario, en la ficha del Usuario aparece marcada por omisión la casilla "Asignar Documentos". Por tanto, al pulsar el botón "Aceptar" el sistema le asignará todos los documentos vigentes y en desarrollo que le correspondan según su(s) departamento(s) y nivel(es).

Saludos.