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Varias preguntas
AuthorPost
Anonymous

14/03/2006
20:14:02
Subject: Varias preguntas

Soy consultor y quisiera plantear las siguientes preguntas:

  • La primera opción a la hora de generar documentos es la de elegir el tipo de documento, ¿ cuáles son las características que se pueden asociar a cada tipo de documento y cual es su utilidad en relación a la documentación ISO 9001?
  • La segunda opción es indicar el numero de formatos que se definen por primera vez y deben ser aprobados con esta versión, ¿ Qué son los formatos y para que se utilizan en relación con la documentación ISO 9001?
  • Respecto al contenido inicial, en el tutorial se indica que podemos utilizar una plantilla inicial ya creada, o bien un documento ya existente, ¿ cómo se generan y automatizan estas plantillas para que queden enlazas con el sistema DOCAL ?. Desde el punto de vista de consultor esta es la opción que veo mas eficaz. Pero también puede darse el caso que la documentación del sistema de calidad este ya creada, y de lo que se trate sea de informatizarlo, en este último caso, ¿debería convertir estos documentos en plantillas, o bien utilizar el documento ya existente y simplemente incorporarlo?
  • Por último en la ficha del documento hay una serie de pestañas (propiedades, usuarios, relaciones, comentarios y eventos), para cada una de ellas hay una serie de opciones, ¿ que utilidad tiene cada una de ellas en relación a la gestión documental ISO 9001 ?, en concreto las correspondientes a las pestañas relaciones y eventos.

Atentamente.

SoporteIDT

14/03/2006
20:15:08
Subject: Respondemos sus preguntas

Nuestras respuestas aparecen en negrita

  • La primera opción a la hora de generar documentos es la de elegir el tipo de documento, ¿cuáles son las características que se pueden asociar a cada tipo de documento y cual es su utilidad en relación a la documentación ISO 9001? Para cada tipo de documento se pueden establecer: - Regla de codificación, que instruye al sistema acerca del modo en que debe construir el código de los documentos de este tipo - Itinerario de aprobación (si deben intervenir revisores, aprobadores, etc) - Plantilla: un documento de partida que pueda ser utilizado por los usuarios autorizados para redactar los nuevos documentos de este tipo - Autorizaciones: a través de ellas el Administrador establece quienes pueden crear, revisar y aprobar documentos de este tipo, así como quienes deben ser los destinatarios (usuariso finales del documento) Para información detallada, después de iniciar sesión en Docal, puede pulsar la tecla F1 (ayuda) y usar las funciones de búsqueda del manual de instrucciones para localizar el tema de ayuda titulado "Tipos de Documentos"
  • La segunda opción es indicar el numero de formatos que se definen por primera vez y deben ser aprobados con esta versión, ¿Qué son los formatos y para que se utilizan en relación con la documentación ISO 9001? En Docal, la gestión de formatos es opcional y cuando se utiliza supone una restricción al funcionamiento general. Básicamente consiste en definir tipos de documentos que no pueden ser creados de manera independiente sino únicamente como anexos a un documento principal. Cuando un documento A lleva por ejemplo 3 anexos X, Y, Z que deben ser aprobados conjuntamente con el documento principal, indicaremos en dicho documento principal A que define 3 formatos y seguidamente crearemos cada uno de los formatos X, Y, Z indicando en cada uno que su documento principal es el documento A. El documento A será de un tipo y los documentos X, Y, Z serán de un tipo diferente, el cual "es formato" del primero. Puede obtener otros detalles en el capítulo de la ayuda "Cómo se gestionan los formatos"
  • Respecto al contenido inicial, en el tutorial se indica que podemos utilizar una plantilla inicial ya creada, o bien un documento ya existente, ¿cómo se generan y automatizan estas plantillas para que queden enlazas con el sistema DOCAL? Las plantillas se insertan en Docal dentro del "Tipo de documento". Si la plantilla es un documento de Word o Excel, se puede automatizar siguiendo paso a paso las indicaciones que encontrará en el capítulo de ayuda titulado "Automatización de plantillas de Word y Excel". Desde el punto de vista de consultor esta es la opción que veo mas eficaz. Pero también puede darse el caso que la documentación del sistema de calidad este ya creada, y de lo que se trate sea de informatizarlo, en este último caso, ¿debería convertir estos documentos en plantillas, o bien utilizar el documento ya existente y simplemente incorporarlo? Puede hacer esto último, es decir, insertar el documento existente sin la obligación de realizar ningún cambio.
  • Por último en la ficha del documento hay una serie de pestañas (propiedades, usuarios, relaciones, comentarios y eventos), para cada una de ellas hay una serie de opciones, ¿que utilidad tiene cada una de ellas en relación a la gestión documental ISO 9001?, en concreto las correspondientes a las pestañas relaciones y eventos. Todas estas solapas constituyen registros que mantienen toda la información que Docal contiene acerca de cada documento. En concreto, la solapa "relaciones" informa acerca de las dependencias del documento actual respecto de otros, así como de las distintas versiones por las que ha pasado. La solapa "eventos" (disponible sólo en la Edición Empresarial) muestra un historial de todas las operaciones que ha sufrido el documento: cuando y por quién fue creado, cuantas veces ha sido abierto para modificación, consulta, revisión, aprobación, impresión, etc, y por qué usuario; esta solapa muestra por omisión los eventos del día, pero se dispone de un botón calendario que permite ampliar esta consulta a la última semana, último mes, último año o todos los eventos del documento.

Esperamos haber ayudado a resolver sus dudas pero no dude en pedir cualquier aclaración que precise o en plantear otras nuevas.

Saludos.


Servicio de Soporte de IDT